<p>Q：　従業員の利用している会社用メールをモニタリングすることは許容されますか。</p>
<p></p>
<p>A：</p>
<ol>
<li>社内規程等においてモニタリング調査に関する定めがある場合には、当該規程を根拠にモニタリングすることは可能です。</li>
<li>社内規程等においてモニタリング調査に関する定めがない場合、必ずしも禁止されるわけではありませんが、従業員のプライバシーへ配慮をしつつ、許容される場合もあります。</li>
</ol>
<p></p>
<h3>1.　業務中のPCの私的利用</h3>
<p>前回の記事（<a href="https://legal-online.net/columns/crisis-management/survey/company-pc" target="_blank">https://legal-online.net/columns/crisis-management/survey/company-pc</a>）でも触れた通り、現在では多くの企業においてPCが必須の業務ツールとなっており、PCを利用した業務を行なっているといえるでしょう。&nbsp;</p>
<p>2020年においては新型コロナウイルスの影響でリモートワークが一般的になり、社用のPCを従業員に貸与して業務を行わせている企業も増えました。PCは遠隔で作業を行えるという意味で非常に便利である反面、多くの作業を行えるために手元で何を行なっているのかがわからないという点を懸念されている企業も多いのではないかと思われます。従業員の労務管理等は別の問題として、家庭でのPC利用に伴い私的な利用をすることが起こり得ます。</p>
<p></p>
<p>業務時間中に業務に関係のないウェブページを閲覧していたというような場合には、職務専念義務に対する違反になり得ると考えられます。確かに、働き方は多様化しており、過去と比べて職務専念義務の程度は軽減されたものと考えられています。実際、（程度の差や態様の差はあるものの）副業を許容する（場合によっては推進する）企業も増えてきており、一つの企業に骨を埋めるという文化は失われつつあります。</p>
<p>もちろん副業は就業時間外に行うのが原則である場合など、必ずしも職務専念義務との関連性が強いものではないと考えられますが、社会的な変容は否定できません。</p>
<p>例えば、私用メールを1日あたり約2通行なっていたという行為について、職務専念義務違反にはならないとした裁判例があります（東京地裁平成15年9月22日）。この事例においてはあくまでも労働契約条の義務を果たしつつ、問題なく両立することが可能である範囲であったということが前提にされています。</p>
<p></p>
<h3>2.　モニタリング</h3>
<h4>1.　モニタリングの根拠がある場合</h4>
<p>その根拠に基づいてモニタリングを行うことになります。</p>
<p></p>
<h4>2.　モニタリングの根拠がない場合</h4>
<p>根拠がない場合であっても、一定の場合には許容されると考えられています。No.79で触れた裁判例（東京地裁平成13年12月3日判決）について少し詳細に触れると、会社の備品で私的なメールを送信する場合には、従業員に一定のプライバシー権が認められることを前提としつつ、私的端末等に比べてその保護の程度は下がり、具体的な情況に応じた合理的な範囲での保護を期待し得るにとどまり、終局的には社会通念上相当な範囲を逸脱した場合には、プライバシーの侵害になるとしています。</p>
<p>これらを前提に、違反事由に関する調査を目的とすること（目的の重要性）や、従業員のプライバシーを侵害しないような形で行われていること等を総合考慮の上、社会的相当性を有していると判断できるような場合であれば、モニタリング権限に関する社内規程がなくてもモニタリングを行うことは認められると考えられます。</p>
<p></p>
<p></p>
<img src="https://legal-online-prd-image-uploader.s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/1617617334260.jpg" alt="undefined" style="height: auto;width: 60%"/>
<p></p>
<h3>3.　違反事由が発見された場合の処分</h3>
<p>上記のモニタリングによって従業員に私的な利用等が発見された場合には、以下のような措置をとることが考えられます。</p>
<h4>1.　懲戒処分</h4>
<p>まず、私的利用を制限する内容の社内規程がある場合には、その違反が就業規則における懲戒事由とされている可能性があります。なお、労働法の一般原則も当然に適用されますので、単に懲戒事由に該当するだけでは懲戒処分を行えるというわけではなく、さらに処分の社会通念上の相当性も要求されますので、社会的相当性が認められないような処分は無効と判断される可能性がありますので注意が必要です。</p>
<p></p>
<p>会社のメール私的に利用することが直ちに懲戒処分が相当といえるような事情となることは（一定の悪質性を有するような場合を除いて）あまりないと考えられます。そのため、当初は戒告等の注意を行った上で、それでも違反を繰り返すような場合には懲戒処分を検討する形になるかと考えられます。</p>
<p></p>
<h4>2.　賃金の控除</h4>
<p>職務専念義務に違反していると判断された場合には、労務提供を怠っていた時間について賃金を減額することが考えられます。しかし減額を行う場合、具体的にどの程度の時間業務以外のことを行なっていたのかを正確に把握の上で減額する金額を決定する必要があります。</p>
<p></p>


社用メールのモニタリング

<p>Q：　当社では従業員にパソコンを貸与して業務上使用させています。勤務時間中に当社を内容とする書き込みがされたことが判明したのですが、その従業員を特定するために従業員には何も伝えずにPCの調査やモニタリングをすることは許されますか。</p>
<p></p>
<p>A：　告知なく調査やモニタリングを行うことは、プライバシーの観点、個人情報保護の観点から違法と評価される可能性があります。そこで少なくとも就業規則においてインターネット利用に関する規定を設けた上で、調査・モニタリングの実施前に社内PCの利用者から書面での同意を取得することが適切であると考えられます。</p>
<p></p>
<h3>1. インターネットと社内規程</h3>
<h4>（1）インターネットの社内利用</h4>
<p>現在では、多くの企業が社内でのPCやインターネットを利用しての業務を行っており、インターネットが不可欠な業種も多数存在します。インターネットは非常に便利であり情報の取得が容易である一方で、情報の発信も容易にするものであり、使い方によっては企業にとって毒にも薬にもなるような性質を有するものです。</p>
<p>また、インターネットサーフィン等は非常に時間を取られるものであるという性質もあり、企業としては従業員がどの程度インターネットを利用しているのかは関心のある事項であると考えられます。</p>
<p>例えば、終業時間内に業務と一切関係のないウェブページを閲覧することは、職務専念義務に違反すると考えられますし、秘密情報等を書き込んだり漏洩したりする場合には懲戒の対象となるでしょう。</p>
<p>そこで、企業としてはインターネットの利用に関する規定を設けることで業務と関連のない目的での利用を制限することが可能になります。</p>
<p></p>
<h4>（2）インターネット利用に関する規程の策定</h4>
<p>そこで、社内におけるインターネットの利用を制限しつつ、モニタリングすることを目的としてインターネットの利用に関する規定を策定するといいでしょう。</p>
<p>例えば、インターネットを利用する上での遵守事項・注意事項（業務関連性のないウェブページの閲覧を禁止すること、私的利用の禁止、機密情報漏洩の禁止、会社への誹謗中傷の禁止など）を定める必要があります。</p>
<p>また、この規程の中にモニタリングに関する事項を定めることで適切な告知等の手続きの明確化がされることになります。企業が個人情報取扱事業者（個人情報保護法2条5項）である場合には、インターネットの閲覧履歴等を確認することは個人情報の取得に該当することになります。そのため、利用目的をあらかじめ特定・公表するか、情報の取得時には速やかに利用目的を通知または公表しなければなりません（同法15条、16条）。規程の中に利用目的等を定めておくことであらかじめ特定・公表するという要件を満たすことになりますので、情報の取得に関する個人情報保護法のハードルをクリアできることになります。</p>
<p></p>
<p></p>
<img src="https://legal-online-prd-image-uploader.s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/1617360480091.jpg" alt="undefined" style="height: auto;width: 60%"/>
<p></p>
<h3>2. 調査とモニタリング</h3>
<p>本件の事例である誹謗中傷が書き込まれている場合や、秘密情報が書き込まれている場合などは、会社にとってはレピュテーションを維持する上で、また事業活動を継続する上で重大な事態であると考えられますので、調査を行うことは必要であると考えられます。また、その中で従業員が関与していると考えられる場合には、従業員のPCを調査することは合理的でしょう。</p>
<p>しかし、従業員も一人の人間として当然に個人情報保護の対象になります。社内のPCを利用している場合であってもそれは同様です。</p>
<p>一つ、過去の裁判例で告知のないまま社内PCの調査を行った事例に関する裁判例（東京地裁平成13年12月3日判決）がありますので、判示内容を紹介します。</p>
<p>メールやホームページの閲覧履歴等について調査を実施したという事例において、「監視の目的、手段及びその態様等を総合考慮し、監視される側に生じた不利益とを比較考量の上、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシー権の侵害となる」と判断しています。</p>
<p>すなわち、目的や手段、態様等を総合考慮し、相当な範囲を逸脱した監視がなされているかどうかが判断の基礎ということになります。この中で、「手段」「態様」は例えば、PCの調査が行われることについての告知があったかなどの手続的な部分も考慮されることを前提としていると考えられます。そのため、手段等が社会的に相当性を有することを示すための事情として、調査・モニタリングの実施が予定されていることなどを十分に告知の上、同意を取得しておくことが適切だと考えられます。</p>
